Home Office Software

Kostenlose Tools nach DSGVO

Viele Arbeitnehmer sehen sich nun gezwungen in das Home Office zu gehen und von zu Hause aus zu arbeiten. Das hört sich im ersten Moment schön an, doch mit dieser Umstellung kommen auch viele neue Herausforderungen auf Dich zu. Ein heimischer Arbeitsplatz und Technik sind Grundvoraussetzung doch wie sieht es mit Home Office Software aus? Wir schauen uns heute einige kostenfreie Tools an, welche auch der DSGVO entsprechen.

Home-Office Software

Home Office Software - kostenlos und DSGVO-konform
Home Office Software – kostenlos und DSGVO-konform

Für eine möglichst reibungslose Kommunikation mit Kollegen sind gewisse Voraussetzungen und Tools nötig damit eine gute Zusammenarbeit gewährleistet werden kann. Allerdings muss auch gerade beim Home Schooling oft mit dem eigenen PC gearbeitet werden. Vor allem durch diesen kurzfristigen Schlag das Coronavirus wurden viele Schüler und Lehrer ins kalte Wasser geschmissen.

Um gut von zu Hause aus arbeiten zu können sind Office Softwares wie LibreOffice oder Microsoft Office ein absolutes muss für jeden im Home-Office oder Home-Schooling. Solltest Du Schüler oder Student sein, können Dir Software wie Microsoft Office auch gratis zustehen. Um wichtige Daten nicht jedes Mal umständlich per Mail versenden zu müssen, ist es äußerst hilfreich sich ein gemeinsamen iCloud Speicher anzulegen.

Aktuelle Möglichkeiten hierfür wären zum Beispiel Dropbox oder Google Drive. Für eher vertrauliche Daten empfehlen wir die Software Tresorit. Für den Zugriff auf den Computer im Büro hilft vor allem ein Remote-Zugriff-Tool wie Team Viewer. Dieses Tool bietet einen optimalen Fernzugriff und Desktop-Sharing, für Schüler eine optimale Gelegenheit sich im Home-Schooling gegenseitig zu unterstützen.

Um im Endeffekt am effektivsten arbeiten zu können benötigst Du sogenannte Home-Office-Softwares, welche Dir reibungslose Kommunikation klare Aufgabenteilung, Transparenz und somit das optimale Arbeitserlebnis von zu Hause ermöglichen. Was genau das für Tools sind und was sie alles beinhalten, werden wir jetzt klären.

Welche Software fürs Home-Office?

factro

Factro - Home Office Software
Factro – Home Office Software

Als Erstes nehmen wir die Software factro näher unter die Lupe. Diese Software hat eine superleichte Bedienung und eignet sich, da keine besonderen Vorkenntnisse oder zusätzliche Schulung nötig sind, perfekt für Soforteinsteiger. factro ermöglicht Dir eine extrem leichte Zusammenarbeit und lässt Dich darüber hinaus, mit dem Projektstrukturplan (PSP), einen umfassenden Überblick erstellen. Somit hast Du alles Wichtige, wie Daten, Zahlen und Informationen, schnell zu Hand und direkt verfügbar.

Durch die hervorragende Transparenz ist jedes Mitglied stets über neue Vorgänge informiert und ständige Rückfragen über E-Mails und Meetings fallen weg. Da Facto auf deutsche Server-Standorte in Frankfurt und Nürnberg setzt, steht dem Gebrauch durch das DSGVO nichts im Wege.

Asana

Die nächste Software, mit der wir uns beschäftigen, heißt Asana. Dies ist ein iCloud-basiertes Tool für Aufgaben und Projektmanagement. Die Bedingung ist hier ebenfalls sehr simple gestaltet, allerdings fehlt der Software für komplexere Projekte etwas mehr Tiefe. Zusätzlich kann Asana noch mit anderen Diensten, wie Dropbox, verknüpft werden. Der Gebrauch ist, aufgrund der DSGVO recht schwierig. Die Server haben ihren Standort nämlich in den USA, sodass der Gebrauch immer noch umstritten ist und diskturiert wird.

Slack

Kommen wir nun zu der Chat-Plattform Slack, sie bietet viele Möglichkeiten für einfache und unkomplizierte Kommunikation zwischen Mitschülern, Lehrern und Kollegen. Die Software dient mit Textnachrichten, Video-Chats und Telefongespräche. Darüber hinaus lassen sich auch private Chaträume erstellen. Achte allerdings darauf, dass Du Dich nicht im Small Talk verlierst, denn so können wichtige Nachrichten und Informationen im Nachrichtenhaufen verloren gehen.

Home Office Software - Chatfunktionen
Home Office Software – Chatfunktionen

Es gibt sowohl eine kostenfreie als auch eine kostenpflichtige Variante, bei der kostenlosen Variante ist allerdings darauf zu achten, dass diese auf nur 10.000 Nachrichten beschränkt ist. Slack nutzt Rechenzentren in verschiedenen Ländern, wie der USA, Japan, Frankreich und auch Deutschland. Daher bietet sich nur eine bedingte DSGVO-Konformität an.

Microsoft Teams

Weiter geht es mit Microsoft Teams. Diese Software ist ähnlich wie Slack und lässt Dich über verschiedene Chaträume mit Deinen Kollegen, Lehrern oder mit Schülern kommunizieren. Hier liegt die Konzentration vor allem auf der Teamarbeit. Durch die Integration von anderen Apps und Webseiten kann Microsoft Teams zum Beispiel auch mit Facto verbunden werden. Durch die leichten Chatmöglichkeiten ist hier auch wieder Vorsicht geboten sich nicht im Small Talk zu verlieren.

Eine Nutzung im Einklang mit dem DSGVO ist sehr gut möglich, da Microsoft Teams in der EU gehostet ist.

G Suite/Google Docs

Zu guter Letzt noch G Suite, auch bekannt als Google Docs. Über die Google Cloud kann hierbei gemeinsame Dokumentenverwaltung und -bearbeitung vorgenommen werden. Du hast alle Änderungen Deiner Kollegen sofort auf einen Blick und kannst dazu direkt kommentieren, womit Du Dir zusätzliche Telefonate, E-Mails, Online Meetings und damit auch viel kostbare Zeit ersparen kannst.

G Suite ist die optimale Home-Office-Software, da die lokale Installation, dank der Nutzung der Cloud, komplett wegfällt. Zum Teil funktioniert die Software auch ohne Internet und enthält zusätzlich ein E-Mailprogramm, Cloud Speicher und einen Kalender.

Kurzfassung: Home Office Software

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