Home-Office einrichten Arbeitgeber

Viele Berufe können und sollen nun von zu Hause verübt werden. Doch geht das wirklich so einfach? Wo liegt der Unterschied zwischen dem Corona-Home-Office und dem normalen Home-Office? Dabei gibt es einiges zu beachten, denn Corona stellt einen Ausnahmezustand dar, sodass normales Home-Office auf rechtlicher Sicht noch einmal anders gehandhabt wird.

Alle möglichen Fragen beantworten wir Dir nun im Folgenden:

Home-Office einrichten Arbeitgeber

Regelung - Home Office einrichten Arbeitgeber
Regelung – Home Office einrichten Arbeitgeber

Deine Tätigkeit im Home-Office darf vom Arbeitgeber nicht einseitig angeordnet werden. Die Anordnung muss stets von beiden Seiten akzeptiert werden. Eine derartige Anweisung an Dich als Mitarbeiter wäre rechtswidrig, denn das Direktionsrecht des Arbeitgebers endet vor Deiner Wohnungstür. Dein Arbeitgeber kann Dich nicht zwingen, Deine vertraulichen Zimmer als Arbeitsort zur Bereitschaft zu stellen.

Solltest Du Dich weigern, im Home-Office zu arbeiten, müsste der Arbeitgeber Dich von Deiner Arbeitspflicht entbinden und bezahlt freistellen. Umgekehrt kannst Du genauso wenig vom Arbeitgeber erwarten, dass Du auf einmal ganz oder zum Teil im Home-Office funktionieren darfst. Denn es gehört zur unternehmerischen Freiheit, die Arbeitsorganisation in einer Art zu gestalten, wie die Firma es für vernünftig hält.

Ebenfalls gilt für Dich im Home-Office das Arbeitszeitgesetz. Du darfst also nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten. Eine gewisse Vielseitigkeit bringt das Arbeitszeitgesetz dennoch mit sich. Dein Arbeitstag kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn es wesentlich mehr für Dich zu tun gibt als üblich. Allerdings gilt hier die Bedingung: Deine mehr geleisteten Stunden müssen während der folgenden 6 Monate ausgeglichen werden.

Dein Arbeitgeber muss im Home-Office darüber hinaus die sogenannte Dokumentationspflicht einhalten. Am besten vereinbarst Du mit Deinem Arbeitgeber, dass Deine Arbeitszeiten im Home-Office von Dir selbst dokumentiert werden und in bestimmten Abständen einem Vorgesetzten vorgelegt werden.

Sollte Dein Arbeitgeber viel Wert auf Deine Erreichbarkeit im Home-Office legen, wäre es außerdem vernünftig hierfür feste Zeiten festzulegen. Der momentane Haken an der Sache: Die Heimarbeit kann aufgrund der Corona-Krise leider nicht als „klassisches Home-Office“ gewertet werden. Denn beim „klassischen Home-Office“ hast Du keinen Arbeitsplatz in der Firma, sondern Du bist durchgehend von zu Hause aus tätig.

Was muss der Arbeitgeber für Home-Office bereitstellen?

Grundausstattung - Home Office einrichten Arbeitgeber
Grundausstattung – Home Office einrichten Arbeitgeber

Grundsätzlich gilt: Als Mitarbeiter musst Du in der Lage sein ordnungsgemäß und immer angemessen von zu Hause zu arbeiten. Im Falle eines „klassischen Home-Office“ ist Dein Arbeitgeber verpflichtet, für Dich zu Hause ein Arbeitsplatz mit allen erforderlichen Geräten zu organisieren. Dies umfasst IT-Geräte sowie Büromöbel wie Schreibtisch, Stühle und mögliche Aufbewahrungsmöglichkeiten wie zum Beispiel Rollcontainer oder Regale.

Inwieweit Dein Arbeitgeber bereit ist, für die entsprechende Ausrüstung zu zahlen, ist sehr unterschiedlich. Wenn Du beispielsweise einen ergonomischen Stuhl bevorzugst oder gar benötigst, solltest Du dies individuell mit Deinem Arbeitgeber besprechen. Die meisten Vorgesetzten sind bereit für solche Dinge zu zahlen. Sollte ein Arbeitgeber sich jedoch weigern die erforderliche Ausrüstung bereitzustellen, hast Du zwei Möglichkeiten.

Du könntest einfordern ab sofort wieder im Büro arbeiten zu wollen. Oder Option zwei: Du könntest Deinen ergonomischen Stuhl aus dem Büro mit nach Hause nehmen und gleichzeitig so etwas wie einen Doppelkauf vermeiden. Beachte außerdem! Dein Arbeitgeber darf unter keinen Umständen verlangen, dass Du privat Geräte verwendest.

Es gibt die Regel, dass Arbeitsgeräte wie Laptops, Monitore, Tastaturen oder Smartphones vom Arbeitgeber bereitgestellt werden müssen. Ebenfalls sehr wichtig: Unter bestimmten Umständen muss die Erstattung auf Deiner Gehaltsabrechnung vermerkt werden. Dies beinhaltet beispielsweise einen Zuschuss für die gemeinsame Nutzung einer privaten Telefon- oder Internetverbindung. Beispielsweise kann Dein Arbeitgeber als Pauschalbetrag 20 Prozent der monatlichen Telefonpauschalkosten über die Gehaltsabrechnung erstatten.

Dies ist dann von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Dein Arbeitgeber kann außerdem eine pauschale Online-Erstattung von bis zu 50 Euro vornehmen. In diesem Fall hast Du Anspruch auf eine Pauschalsteuer auf Deinen Lohn von 25 Prozent. Jedoch ohne Sozialversicherungsbeiträge.

Monatliche Kostenpauschale Home-Office

Kostenpauschale - Home Office einrichten Arbeitgeber
Kostenpauschale – Home Office einrichten Arbeitgeber

Damit Du Deine entstandenen Kosten durch das Corona bedingte Home-Office steuerlich absetzen kannst, müssen ein paar Grundvoraussetzungen erfüllt werden. Im ersten Schritt solltest Du nachweisen können, dass Dein Arbeitgeber Dir befohlen hat, im Home-Office zu arbeiten. Ein Beweis hierfür könnte beispielsweise eine E-Mail oder ein Brief sein.

Zweitens muss in Deinem Zuhause ein separates Büro eingerichtet sein, das ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Jeder, der seinen Esstisch in einen Schreibtisch verwandelt hat, hat schlechte Karten dies steuerlich abzusetzen. Natürlich gibt es für die Absetzung Deiner Kosten ein paar weitere Regelungen und Einschränkungen.

So liegt der Höchstsatz, der jährlich angesetzt werden kann, bei knapp 1.250 Euro, sofern Du ein eigenes Arbeitszimmer besitzt und keine Möglichkeit besteht, direkt in der Firma zu arbeiten. Diese Geschäftsausgaben müssen in Deiner Steuererklärung unter „Home-Office-Ausgaben“ aufgenommen werden. Ist ein eigenes Arbeitszimmer vorhanden, so richtet sich die anteilige Berechnung nach dem Verhältnis dieses Zimmers zum Rest der Gesamtwohnfläche.

Nimmt die Größe des Arbeitszimmers beispielsweise ein Viertel der Wohnung ein, so kann auch ein Viertel der dafür anfallenden Kosten abgesetzt werden. Die Kosten für die Ausstattung Deines Arbeitszimmers sind hiervon nicht betroffen und können vollständig abgesetzt werden.

Da pro Person verrechnet wird, kannst Du, wenn Du mit Deinem Partner oder Partnerin zusammenwohnst, die Kosten sowohl für Dich als auch für Deinen Mitbewohner geltend machen lassen.

Und was ist mit den zusätzlichen Stromkosten? Ganz einfach, wenn Du während des plötzlichen Heimbüros einen neuen Laptop oder ein anderes Endgerät gekauft hast, welches Du aber auch privat nutzt, kannst Du in Deiner Steuererklärung nur einen Teil davon angeben. In etwa 50 Prozent werden vom Finanzamt nicht abgelehnt.

Der Haken hierbei: Es gilt nur für die Monate, in denen Du den Laptop tatsächlich nur für professionelle Zwecke verwendet hast. Davon können insbesondere Freiberufler und Selbstständige profitieren.

Haftung bei Unfällen während des Home-Office

Unfallversicherung - Home Office einrichten Arbeitgeber
Unfallversicherung – Home Office einrichten Arbeitgeber

Der Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung gilt in der Regel auch für das Home-Office, allerdings nur, solange Du tatsächlich für das Unternehmen arbeitest. Die deutsche Unfallversicherung besagt somit: Du musst für das Unternehmen arbeiten.

Wenn Du beispielsweise für einen Kundenservice arbeitest, zählt das Telefonieren mit Kunden und das Beantworten verschiedener E-Mails als eine Aktivität, die Deiner Arbeit dient. Dies gilt auch für verschiedene Wege, die Du für Deine Arbeit zu Hause zurücklegen musst. Der Gang zum Drucker oder zum Regal mit nötigen Büromaterialien ist daher stets versichert.

Anderes gilt beim Gang zur Toilette oder beim Kaffeekochen in der Küche. Diese gelten als private Tätigkeiten und sind daher keineswegs versichert. Dies ist der große Unterschied, wenn Du in einem Unternehmen arbeitest. Nach den Regeln des Bundessozialgerichts ist Dein Weg zur Toilette und zum Essenholen in einem Unternehmen versichert. Beim Home-Office jedoch nicht.

Denn hier befindest Du Dich als Mitarbeiter in einer vertrauten Umgebung. Im Juli 2016 brach sich eine Frau, auf dem Weg zur Küche, den Fuß. Sie arbeitete in Absprache mit ihrem Arbeitgeber im Heimbüro, demnach entschied die BSG, dass sie keinen Anspruch auf einen Arbeitsunfall geltend machen konnte. Der Arbeitgeber ist nämlich nicht verantwortlich für das Risiko im Zusammenhang mit der Gestaltung Deines Wohnbereichs. Halte daher stets Ordnung, um solche heiklen Situationen zu vermeiden.

Schutz von Betriebsgeheimnissen und Daten

Datenschutz und Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheit sind Probleme, die sich besonders verschärfen, wenn Du von zu Hause aus arbeitest. Beispielsweise kann das Unternehmen die Wiederherstellung besonders sensibler Daten zu Hause verbieten.

Der Arbeitgeber kann die ausschließliche professionelle Nutzung von IT-Systemen anordnen, die auch vor dem Zugriff und der Überprüfung durch Dritte geschützt werden müssen. Oftmals werden auch technische Mittel wie Datenverschlüsselung oder die Verwendung eines virtuellen, privaten Netzwerks verwendet. Für Unternehmer ist es wichtig, über solche Themen gezielt nachzudenken. Welche Lösung im Endeffekt gefunden wird, hängt von Deinem Arbeitgeber ab.

Beendigung der Home-Office- Beschäftigung

Beendigung - Home Office einrichten Arbeitgeber
Beendigung – Home Office einrichten Arbeitgeber

Solange die Arbeit im Home-Office nur gelegentlich stattfindet, tritt das Problem der Kündigung kaum auf. Wenn das Unternehmen Dir jedoch erlaubt hat, an festgelegten Tagen von zu Hause aus zu arbeiten, oder Deine Arbeit für das Unternehmen im Allgemeinen ins Home-Office verlagert hat, ist die rechtliche Situation schon etwas schwieriger.

Außerdem muss zunächst unterschieden werden, ob die Heimarbeitsvereinbarung individuell mit Dir als Arbeitnehmer ausgehandelt wurde. Solltest Du beispielsweise ein Kind haben, welches frisch eingeschult wurde und Du möchtest dementsprechend gegen Mittag zu Hause sein, bist Du durchaus berechtigt für ein begrenztes Jahr von zu Hause aus zu arbeiten.

Bei solchen Einzelvereinbarungen hängt die Möglichkeit einer Kündigung allerdings nur davon ab, was Du mit Deinem Arbeitgeber vereinbart hast. Wenn andererseits, nach der Entscheidung des Landarbeitsgerichts Düsseldorf, identische Home-Office-Verträge mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern geschlossen werden, ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Home-Office nicht ohne weiteres möglich.

In diesem Fall muss der Arbeitgeber beschließen, das Home-Office, unter Berücksichtigung Deiner Interessen, zu schließen und die Zustimmung des Betriebsrats für die Übertragung einzuholen. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen auf jeden Fall ihre aktuellen Home-Offices überprüfen oder überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass alles noch seine Gültigkeit hat.

Kurzfassung: Home-Office einrichten Arbeitgeber

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